Как делается списание и уничтожение бухгалтерских документов временного хранения
Несмотря на активное внедрение и использование специального ПО, в бухгалтерском учете по-прежнему должны быть аналоги документов на традиционных бумажных носителях. Если компания крупная, со временем объем документов может достичь предела и их уже негде хранить.
Неудивительно, что возникает мысль об их уничтожении. Только просто взять и выбросить их или сжечь нельзя. Это ведь бухгалтерские документы. Есть множество нюансов и стандартизированный алгоритм, которого должна придерживаться каждая организация.
Это, прежде всего, в ее интересах, чтобы потом не возникло проблем с налоговой и другими проверяющими инстанциями. Подробнее ознакомиться с особенностями списания и уничтожения документов можно здесь.
Особенности уничтожения бухгалтерских документов и зачем это нужно
Абсолютно все действия, связанные с бухгалтерской документацией, правильный их порядок, прописаны в законодательстве. Это касается хранения, изъятия, уничтожения.
Только после истечения официального срока годности, документы можно уничтожить. Зачем это вообще делать? Чтобы освободить место. Бумаг накапливается очень много.
Даже у крупных компаний, располагающих большими архивными помещениями, стеллажами, со временем заканчивается свободное место. Кроме того, эти бумаги уже неактуальны. У них истек срок годности и налоговая, как и другие государственные органы, уже не будут требовать их предъявить.
Некоторые виды документов необязательно хранить. Их можно уничтожить сразу. Другие виды документов, например, годовая отчетность, должны храниться в архиве. Все бумаги, которые обязательно должны храниться, относятся к архивному фонду.
Их даже по истечению нескольких лет может запросить, например, налоговая. Если документов в организации не окажется, компанию могут привлечь к административной, а иногда и уголовной ответственности, если были выявлены какие-то нарушения в деятельности.
Как правильно уничтожать бухгалтерские документы
- Специальным приказом, подписанным руководителем, создается экспертная комиссия.
- Комиссией составляется акт на уничтожение бумаг с учетом их сроков.
- Руководитель организации подписывает этот акт.
- Документы передаются на ликвидацию. Каждая компания сама выбирает подходящий ей способ.
- Комиссия документально фиксирует факт уничтожения бумаг.
Важно, чтобы все ключевые этапы были отражены документально, а сами бумаги – действительно уничтожены. Иначе, они могут попасть в руки третьих лиц, чего допускать нельзя ни в коем случае.
